«Зберегти образ сучасності»

Про оновлення Державної архівної cлужби, перспективи оцифрування документів та функціонування архівів у нових об’єднаних районах, — розповів Анатолій ХРОМОВ

Адміністративно-територіальна реформа та реформа децентралізації влади зумовили кардинальні зміни в мережі державних архівних установ, зокрема на районному рівні. 472 архівні відділи (490 з урахуванням тимчасово непідконтрольної Україні території), які діяли як структурні підрозділи при колишніх райдержадміністраціях, реорганізувалися у 136 укрупнених архівних відділів. Та на відміну від інших підрозділів РДА, кожен архів має не лише управлінські функції, але й солідний багаж — мільйони архівних справ. Понад 10 млн документів належать до Національного архівного фонду, тобто ними має опікуватися держава, а ще є трудові архіви і матеріали сільських рад, які на відповідальності органів місцевого самоврядування. Зважаючи на виклики і продовження реформи з децентралізації, що передбачає трансформацію ОДА у префектуру, тепер архівна галузь сама тепер потребує реформування і побудови ефективної вертикалі — від Києва до укрупненого району. На найнижчому рівні планують відкрити свого роду архівні «хаби», у яких концентруватимуться документи, утворені на територіях районів. А сама Державна архівна служба називатиметься Національний архівний фонд України. Відповідний законопроєкт з реформування галузі вже в Мін’юсті і до кінця поточного року буде внесений на розгляд Верховної Ради. Про це і не тільки під час свого робочого візиту до Вінниці розповів голова Державної архівної служби Анатолій ХРОМОВ.

«РЕГІОНАЛЬНІ АРХІВИ МАЮТЬ БУТИ РЕОРГАНІЗОВАНІ В ТЕРИТОРІАЛЬНІ УПРАВЛІННЯ З ВІДДІЛАМИ В УКРУПНЕНИХ РАЙОНАХ»

За його словами, законопроєкт має на меті змінити підходи в роботі державних архівів, зокрема, буде запроваджена зміна основного поняття «документ» на поняття «національні архівні інформаційні ресурси». Державній архівній службі, наголосив її керівник, вдалося суттєво зменшити, а в деяких випадках і ліквідувати більшість кризових явищ та створити передумови для подальшого розвитку й осучаснення архівної справи в Україні. Але на часі масштабна реформа. На першому її етапі відбуватиметься реорганізація центрального органу, який планують не просто реформувати, але й переназвати у Національний архівний фонд України. На другому — відбуватиметься реорганізація обласних архівних установ та районних відділів, які увійдуть до єдиної галузевої вертикалі.

«Ми підготували абсолютно новий принциповий закон «Про національний архівний фонд та архівні установи». Законопроєкт внесений на опрацювання в Міністерство юстиції і, за планами Уряду, має бути внесений на розгляд до Верховної Ради до кінця поточного року, та внутрішні процедури затягуються, — визнає Анатолій Хромов. — Головна наша мета, щоб новий закон дозволив нам бути готовими до продовження реформи децентралізації, зокрема зміни формату ОДА. Адже очевидно, що префектури будуть відмовлятися від функцій управління архівною справою на місцях. Єдині, кому ви цікаві — це ми. Тому наша мета створити галузеву вертикаль, оновити архівну службу, як центрального органу виконавчої влади зі спецстатусом. А регіональні архіви мають бути реорганізовані в територіальні управління з відділами в укрупнених районах. Це дозволить нам прибрати ті розриви, які зараз існують у роботі регіональних архівів. Не нормально, коли є обласні архіви, де працює 60 людей, а є такі, де лише 26. Є такі, які активно цифровізуються, а є, де зовсім не ведеться така робота. Навіть вартість платних послуг варіюється у різних закладах. Так, всі ці моменти пов’язані з тим, що наразі архіви мають подвійне підпорядкування і Державна архівна служба не може визначати всі ключові моменти матеріально-технічного чи кадрового забезпечення, бо це компетенції місцевих адміністрацій. Та новий закон має це нівелювати і створити єдину систему з єдиними законами і єдиними правилами для всіх архівних закладів. Це доречно буде і для користувачів архівних послуг, бо реформа передбачатиме єдине вікно входу, єдиний читацький квиток на всій території України».

«ПИТАННЯ КОМПЛЕКТУВАННЯ, СИСТЕМАТИЗАЦІЇ І ЦИФРОВІЗАЦІЇ ДОКУМЕНТІВ НА ЧАСІ»

На сьогодні Національний архівний фонд України нараховує 82,7 млн одиниць — це різні документи на різних носіях, більшою мірою на паперових. За архівними сховищами Україна — одна з найбільших країн у Європі. Відтак постає питання оптимізації масивів документів. Наразі у службі розглядають можливість скоротити строки зберігання кадрових документів. Вважають, що 75 років — це багато, бо фонди надто переповненні, тому найймовірніше термін зберігання таких документів скоротять до 60 років. Однак якщо серед справ будуть документи, пов’язані з видатними особами та діячами України, то їх передаватимуть до Національного архівного фонду на постійне зберігання.

«Щороку до архівів звертається пів мільйона громадян. І це велика кількість людей, яких часом не в змозі обслуговувати спеціалісти на місцях. Тому питання комплектування, систематизації і цифровізації документів на часі. Ми плануємо створити національні архівні ресурси, які складатимуться як з документів, так і з інших інформаційних носіїв. Це дасть змогу комплектувати різні колекції, соціальні медіа, архівувати комп’ютерні ігри. А медіа, у яких ми зараз «зависаємо» — теж може бути архівом, — каже голова Державної архівної служби. — Ключова вимога до архівістів — зберегти образ сучасності. Ті документи, які ми зараз збираємо на укомплектування — це просто офіціоз, бо що наші дослідники через 10 років зрозуміють про життя в Україні зі звітів департаментів ОДА? Що вони виконали чи не виконали план? Тому вже зараз ми усіх закликаємо до розширення комплектування за рахунок ініціативного фондоутворення, створення окремих тематичних колекцій, фондів особового походження. Це наша місія. Ми не руйнуємо старого, ми розширюємо наші нові можливості».

«ЗБЕРЕЖЕННЯ АРХІВНОЇ ІНФОРМАЦІЇ —  ОДИН ІЗ ІНДИКАТОРІВ ДОСТУПУ ДО ЯКІСНОГО ЖИТТЯ»

Торкнувся голова Державної архівної служби і роботи архівних установ в умовах впровадження адміністративно-територіальної реформи, тобто укрупнення районів, що стало для архівної справи черговим викликом. Зараз в окремих об’єднаних районах співробітник архіву приймає за місяць тисячі звернень, які вимагають опрацювання 20-25 тисяч документів. Це фізично зробити не можна, бо архівні сховища розкидані по різних населених пунктах. Логічно було б звести їх у одне місце і систематизувати, але тут питання впирається у приміщення. Відтак Державна архівна служба буде ініціювати запровадження пілотного проєкту з організації роботи укрупненого архівного відділу при РДА і створення секторів із віддалених робочих місць у окремих населених пунктах об’єднаного району. Попередньо проведення пілоту вже обговорили з керівництвом новоствореної Кам’янець-Подільської районної державної адміністрації Хмельницької області. Анатолій Хромов сподівається, що коли пілот покаже свої результати, то інші райони та області захочуть і собі сформувати подібну мережу.

«Інфраструктурні проєкти — це не тільки школи, садочки і дитбудинки. Архіви — це також частина інфраструктурної політики держави. А збереження архівної інформації це один із індикаторів доступу до якісного життя, — відзначає Анатолій Хромов. — На сьогодні позиція відомства є беззаперечною — забезпечити роботу архівних відділів при РДА укрупнених районів і зберегти при цьому в старих райцентрах їхні підрозділи. Головним нашим адвокатом перед керівництвом є наші користувачі, котрі звертаються у архіви. Вони мають розказувати, щоб в архівах працюють найкращі люди і їм треба допомагати фінансово. Адже архіви зберігають як документи Національного архівного фонду, так і з тимчасовими строками, тобто документи соціального захисту населення. Ці питання мають закрити органи місцевого самоврядування, саме вони мають забезпечити їхнє збереження. По різних областях різні ситуації з такими архівами, ми не можемо зобов’язувати місцеву владу, можемо тільки звертатися і рекомендувати».

«ЗА НАЙБЛИЖЧІ 5-7 РОКІВ УКРАЇНА ЗМОЖЕ ОЦИФРУВАТИ КЛЮЧОВІ ДОКУМЕНТИ»

Анатолій Хромов нагадав, що торік Державна архівна служба Україна підписала Меморандум про співробітництво з корпорацією FamilySearch International (США). Він передбачає оцифрування документів Національного архівного фонду України генеалогічного характеру та створення фонду користування на такі документи. Участь у проєкті беруть сім державних обласних архівів, а саме держархіви Кіровоградської, Київської, Луганської, Миколаївської, Полтавської, Чернівецької, Чернігівської областей. В установах працює відповідна техніка та штат операторів, які досить швидкими темпами переводять документи в цифровий формат. Серед них метричні книги, переписи населення, акти цивільного стану, архівно-кримінальні справи репресованих осіб тощо. Оцифровані матеріали містяться на сайті партнерів і доступні для перегляду всім охочим. 

«На сьогодні ми не маємо державної програми на оцифрування документів і я не вірю, що вона з’явиться. Більше того, я вважаю, що вона особливо вона не ефективна, бо можна реалізовувати такі проєкти не чекаючи на спеціальні державні програми, — резюмує Анатолій Хромов. — У мене була зустріч з керівництвом Міцифри і ми плануємо централізовану закупівлю однотипної і професійної техніки для оцифрування архівних документів. Поки що до чогось конкретного не домовилися, але процес перемовин триває. Тим часом є багато проєктів, які вже показують свою ефективність. Наприклад, до Полтави заїхали американські партнери  з FamilySearch International. Вдень вони роблять до 12 тисяч кадрів, за пів року роботи архів оцифрував більше документів, ніж за 5 попередніх років. Тобто такими темпами за два-три роки вони закриють питання оцифрування документів генеалогічного характеру. Маю надію, що в перспективі, за найближчі 5-7 років, Україна зможе оцифрувати ключові документи, які цікавлять людей».